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【サ】【4つのコツ】自分の「打ち合わせ」に自信を持てる!出世するWEBディレクターの会議・打ち合わせ効率化

こんにちは。窓際クリエイティブディレクターです。

最近の最重要タスクは、「モンステラというソシャゲみたいな名前の植木鉢に水をやるため、コンビニにボルビックを買いに行く」でした。あまりにクリエイティブすぎて泣きそうになりました。

経費で落ちなかったので、人間側の僕は水道水でなんとかしのいでます。

植物に負けたくないので仕事ください。

 

 

さて今回は、

会議・打ち合わせについて、自分が普段気を付けているルールなどを、テキスト化してまとめてみました。 

僕は、簡単なコツで、無駄なく会議がさばけるようになりました。クライアントや上司からのウケも良いので、出世したい方はお試しあれ。

おかげさまで僕は万年トイレ掃除担当です。本当にありがとうございました。

お仕事まってます。

 

 

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自分の「打ち合わせ」に不安がある人向けに書いているので

  1. 記事を読む
  2. コツを一つずつ実践してみる

と体験することで、自分のスタイルなどが確立されていくかと思います。

 

 

 結論から言うと!

4つのコツとは、

  1. 会議ルールの明示化
  2. メールでの簡易アジェンダ
  3. 司会進行
  4. プロジェクターにリアルタイム議事録を投影

です。

詳細は後の方に書いてあるので、

それだけ知りたい方は後の方だけ読んでいただければと。

それではスタート!

 

まず、打ち合わせとは!?

 

kotobank.jp

 とあります。フムフム。

 具体的な内容としては、

  1. 何かを決定する
  2. 進行状況・進捗を、情報共有・連絡する
  3. ブレストでたわいもない話をする

そんな場です。

僕の仕事(クリエイティブ)では、こんなケースが多いです。

 

 

無駄な打ち合わせ多くないですか?

プロジェクトを進める上で、打ち合わせは欠かせません。

しかし、

  1. 「打ち合わせしたけど何も進まなかった」
  2. 「何をする会議なのか結局分からず終わってしまった」
  3. 「なんとなく会議に参加してしまった」
  4. 「打ち合わせと違う内容の納品物が来て困っている」

という話を、周りからもよく耳にします。

意外と、しっかりとした打ち合わせができているケースは 、少ないようです。

残念なところですね。

 

 

「打ち合わせのスキル=仕事力」だから怖い(;。;)

打ち合わせのスキルというのは、 

  1. 問題の本質発見力(ヒアリング力)
  2. プロジェクトの進行力
  3. 各人・部署の調整力・雑談力
  4. 決裁者・決済者への説明力
  5. 最終的な問題解決力

が複合的に関わってきます。

さらに言うと「打ち合わせ」とは、

これらのスキルを、相手から見られている場でもあります。

怖くもあり、逆に考えると「打ち合わせは仕事を取れるチャンス」でもあるということです!

もしかすると、僕のトイレ掃除もチャンスかもしれません。

※さらに佐藤可士和氏もイイこと言ってます。

diamond.jp

 

 

「単純なルールが原則」、そうしなければ人が動かなかった

悲しいかな、いくら優れたルールを作っても、人は論理で動きません。

結局人間は「めんどくさいからやりたくない」や「楽しそうだからやってみたい」という、いい加減な感情でモノゴトを進めます。

これはしょうがないことで、僕自身もそういうことがあります。

ですので普段から、現状に少しプラスするだけで効率化させるコツ、ということを念頭に置いています。

 

 

お待たせしました、、、ここからが本編です!

ここまで読んでくださって、

トイレ掃除担当が何言ってんの!?」

「早くコツを書けよ!」

と思ったあなた。正解です。

さっさとコツを紹介して終わりたいと思います。

以下、コツと「なぜ必要なのか」の解説です。

 

 

【コツ①】会議ルールの明示化

ここで重要なのは、

ルールをテキスト化することによる認識共有と、会議のコスト意識です。

具体的には、

  1. 打ち合わせのセッティング前に、メールで済ませられないか考える
  2. 遅刻は厳禁。止むをえずの場合は事前連絡必須
  3. どんな形でもいいので、事前にアジェンダを共有しておく
  4. 打ち合わせ・会議の最後に、次のアクションのTodoと期限を全員で共有する

という内容をルールとして共有します。

言わずもがな、といった内容ですが、新人からベテランまで、会社には様々な熟練度の人間がいるので、明示化すると上手くいきます。

僕、窓際族だけど。

 

 

【コツ②】メールでの簡易アジェンダ

ここで重要なのは、

「ふらっと打ち合わせに参加する人」を避けるため、相手に心と頭の準備をしてもらうことです。

具体的に、僕はは以下のようなメール文面を送っています。

 

-----------------------------------
××月××日の打ち合わせ(1時間)のアジェンダ
①【5分】今回の議題の概要について
②【10分】ご提案内容のご説明
③【20分】ご要望・ご意見など
④【5分】今回のまとめと、今後の進め方
残り20分を予備とさせていただきます。
-----------------------------------

 

かしこまった会議であれば、詳細も含めた上で、ワードやパワポにまとめてから送ります。

普通と変わっているのは、本来の打ち合わせ時間の1/3程度を、予備としておくことです。会議という性質上、「感情で議論をしてしまう人」「話を脱線してしまう人」が必ず出てきて、その話を本筋に戻す時、余分な時間が必要になるためです。

でもその際、「それって今回の話と違いますよね?」とハッキリ言ってはいけません。その方にも、様々な意見や立場がありますから。余計なトラブルは避け、穏便に済ませましょう。

窓際族のプロとして、問題を起こしてはいけないのです。

 

 

【コツ③】司会進行

ここで重要なのは、

限られた時間で話の本質をつかむために、「タイムキープ」・「本質を突く質問を投げかける」・「つまりこういうことですか?」と再確認させる、ということです。

「話術・ファシリテーション」の技術が必要になります。

 

この辺は「佐藤可士和の打ち合わせ」が参考になると思います。

佐藤可士和の打ち合わせ

 

 

それと、常に問題・課題の本質を外さないということも重要です。 

 

 

 

 僕自身はこれらに気をつけることで、1時間の打ち合わせを、40分程度で終われるようになりました。

後の時間はもちろん、トイレ掃除の効率化について考えています。

 

【コツ④】プロジェクターにリアルタイム議事録を投影

ここで重要なのは、

思考のテキスト(言語)化と、次の行動をTodoに落とし込むことです。

思考のテキスト化によって僕は、クライアントやメンバーに「人間って普段、いかにロジカルに話せていないか」を感じてもらい、さらにその後しっかりとした議論を促すことができるようになりました。

さらに、次の行動をTodoに落とし込むことでプロジェクトを爆速で回すことができるようになります。

 

※議事録例の画像

会議とリアルタイムで行うことに意味があるので、議事録担当者を用意するとスムーズです。(突発的な会議の場合は自分でやっていますが。)

 あとはプロジェクト管理ツールに落とし込んで行けば良いのです。

簡単な打ち合わせであれば、これを議事録としてしまってよいのでラクチンです。

 

 

まとめ・参考リンク

会議・打ち合わせの効率化方法について、僕のやり方は以上となります。

ご参考になれば幸いです。

こんな記事もあるので興味のある方はどうぞ。

web-tan.forum.impressrd.jp

gigazine.net

matome.naver.jp

 

あー仕事落ちてないかなー。

 

 

 

 

※使用画像素材 

http://startupstockphotos.com/

https://www.pakutaso.com/

http://www.photo-ac.com/

 

{yahoojp}nt12-top06-wl-192